Productividad personal: Cómo ser más productivo en tu trabajo y en tu vida

Si te sientes identificado con lo siguiente es que necesitas mejorar tu productividad personal:

Comienza el día y lo tienes todo perfectamente organizado, sabes cuáles son las tareas que tienes que hacer en el trabajo y el tiempo que tienes a tu disposición. Todo debe ir sobre ruedas pero empiezan a llegar tareas imprevistas. Intentas terminarlas lo más rápido posible pero, casi sin darte cuenta, llega la hora del almuerzo.

Cuando regresas, te sientes demasiado agotado como para comenzar ese proyecto que tenías pendiente, así que decides aplazarlo para mañana. Al final de la jornada, mientras regresas a casa, te percatas de que el día no ha sido tan productivo como esperabas.

En ese momento es probable que te sientas mal, quizás hasta te recriminas por no haber dado lo mejor de ti y te culpas por haber perdido tanto tiempo. Has caído en la trampa de dejarte llevar por lo “urgente”, desplazando otras tareas programadas. Si esto te sucede continuamente puede que pospongas una y otra vez las tareas importantes, pero no urgentes, las que en realidad te ayudan a avanzar.

Las personas a las que esto les ocurre con frecuencia suelen sentirse sin control sobre su tiempo y esta falta de control muchas veces afecta a su autoestima y les proporciona una sensación de estrés constante. Si este es tu caso, no te sientas culpable, en realidad todos hemos sido víctimas de los imprevistos y nos hemos dejado atrapar en su tela de araña, pero en vez de llorar sobre la leche derramada, podemos aprender a manejar de manera más eficaz este tipo de tareas. ¿Cómo hacerlo?

La productividad personal es algo clave a la hora de poder terminar cada día y tener una sensación de que has cumplido tu trabajo.

Qué es productividad personal

Podemos definir productividad personal de muchas maneras pero nos hemos fijado en cómo la define Steve Pavlina, uno de los autores más importantes relacionados con el desarrollo personal.

Steve dice que la Productividad = Valor / Tiempo, es decir que la productividad es igual al valor dividido por el tiempo.

Por ello, gracias a esta definición, hay 2 formas principales de incrementar la productividad:

1. Incrementando el valor que creas.
2. Limitando el tiempo dedicado a crear valor en lo que haces.

La definición se podría complicar con otros factores como energía y recursos pero en muchos casos, tanto la energía como los recursos se pueden reducir de todas formas al tiempo que tienes para utilizarlos. Además, gracias al tiempo, podemos medir diferentes niveles de productividad.

¿Tu productividad personal está fallando?

Muchos son los síntomas que nos pueden dar a entender que no estamos siendo productivos. ¿Te identificas con alguno de ellos?:

• Tienes largas listas de cosas por hacer y cada día, son mayores.
• Terminas tu día y no has hecho ni la mitad de lo que tenías planteado.
• No cumples con tus compromisos laborales a tiempo. Siempre te retrasas.
• Estás dedicando mucho tiempo a una parte de tu vida y no a otra. Por ejemplo, eres eficaz terminando las tareas en el trabajo pero no eres capaz de ir al gimnasio y terminar una tabla de ejercicios.
• Tienes una insatisfacción personal alta al sentir que tus días pasan sin culminar nada importante.

La falta de productividad personal y sus causas

¿Por qué eres poco productivo?

Hay muchas causas. Enumeremos algunas de ellas:

• Procrastinación. Evitas las tareas realmente importantes y siempre las dejas para más tarde.
• Perfeccionismo. No terminas algo hasta no hacerlo perfecto, por lo que te pasas demasiado tiempo en una tarea específica dejando las demás abandonadas.
• Interrupciones. Quizá estés liderando un equipo amplio o trabajes en casa y tienes demasiadas interrupciones que te quitan tiempo y concentración.
• Distracciones. A veces, no tenemos la práctica adecuada y nos distraemos con cualquier cosa: una llamada, ver los emails en nuestra bandeja de entrada …
• Muchas tareas. Puede que la causa esté en que tienes demasiadas tareas y no sabes delegar en otra persona para que te ayude.

¿Cómo aumentar tu productividad personal?

Aquí van algunas sencillas claves, pero ten en cuenta que esto es sólo un pequeño esbozo, la productividad personal es una habilidad que no se mejorar de un día para otro, sino que es algo en lo que se va avanzando poco a poco incorporando de forma constante pequeños hábitos. Teniendo en cuenta esto, aquí van algunos consejos para empezar a incorporar cambios en tu rutina diaria y que te ayudarán a mejorar tu productividad:

1. Aplica la regla de los dos minutos 

A lo largo del día tenemos muchas tareas pendientes por hacer, y otras que van surgiendo, muchas veces nos cuesta decidir cuáles son las tareas que debemos completar para alcanzar una mayor productividad.  Para decidir cuales de estas tareas debemos realizar en el momento o es mejor aplazar lo mejor es aplicar la regla de los dos minutos.

Uno de los autores más reconocidos en el área de la productividad personal, David Allen, afirma que la cantidad de cosas que podemos hacer en apenas dos minutos es sorprendente. Sin embargo, a menudo desestimamos el valor de ese tiempo y vamos aplazando todas esas pequeñas tareas de manera que al finalizar el día, nos encontramos con decenas de cosas por hacer.

La regla de los dos minutos es muy sencilla: solo tienes que preguntarte si la tarea que tienes por delante demanda tan solo dos minutos. Si es así, ¡hazla!

Puedes comprender esta regla como un gran tamiz que aumentará tu productividad preservando tu energía. Si la tarea  es sencilla, lo mejor es realizarla inmediatamente y así podrás eliminarla de tu lista de cosas por hacer. Recuerda que no hay nada más estresante que el constante recordatorio de las tareas pendientes.

No obstante, si la tarea es un poco más complicada y demanda más de dos minutos, lo mejor es que la aplaces hasta el momento en que tengas tiempo de realizarla por completo, porque podría influir negativamente en tu productividad. Cuando estás inmerso en una tarea, si la abandonas para después retomarla, tendrás que hacer un esfuerzo extra para volver a concentrarte, pues es probable que hayas perdido por completo el hilo de lo que estabas haciendo. Además, si se trata de una tarea que demanda cierto grado de creatividad, una interrupción podría ser fatal para el flujo creativo.

2. Haz una lista  de tareas paralela con las tareas imprevistas

La productividad está íntimamente ligada a la organización. Si te acostumbras a hacer una lista con las tareas que debes realizar cada día, te resultará más fácil mantener tus proyectos bajo control y asegurarte de que están avanzando al ritmo adecuado.

Cuando llegan tareas imprevistas que no puedes realizar inmediatamente, en vez de dejarlas dando vueltas en tu mente, anótalas en una lista. Se trata de una estrategia muy simple, pero tiene tres ventajas fundamentales. En primer lugar, te dará la impresión de tener todo bajo control y te evitará esa incómoda sensación de agobio y estrés provocada por recordar continuamente que tienes algo pendiente. En segundo lugar, te permitirá delimitar claramente cuáles son las tareas importantes y las secundarias.

En tercer lugar, hacer una lista paralela con las tareas imprevistas te dará una visión más clara de lo que estas implican realmente. De hecho, a menudo caemos en el error de pensar que al tratarse de tareas relativamente sencillas, no representan un problema. Sin embargo, al verlas en el papel, podrás darte cuenta de que la suma de todas esas tareas imprevistas puede robarte una gran cantidad de tiempo.

3. Elige el momento adecuado para cada tarea

Lo más usual es que las personas sean más productivas en las mañanas y que a medida que avanza la jornada comiencen a sentirse agotados y les resulte más difícil mantener la atención. No obstante, la curva de productividad depende mucho del tipo de trabajo que realizas y de tus hábitos, por lo que deberás descubrir cuáles son las horas del día en las que puedes dar lo mejor de ti y concentrar en ellas las tareas realmente importantes, aquellas que te permiten avanzar hacia tus objetivos.

Las tareas imprevistas no demandan demasiada concentración, por lo que tienes la posibilidad de colocarlas en cualquier momento a lo largo del día. Lo más inteligente es realizarlas en esas horas en las cuales eres menos productivo. De esta manera, estarás liberando el día para las tareas verdaderamente importantes, esas que demandan una mayor dosis de concentración y/o creatividad.

¿Necesitas ayuda para mejorar tu productividad personal?

Un coach puede ayudarte a clarificar tus objetivos, equilibrar tu vida personal y laboral y mejorar tu productividad.

Podríamos darte muchas definiciones de Coaching pero lo importante en este punto, es que sepas que un coach te ayuda a:

• Identificar cuáles son tus verdaderos objetivos
• Eliminar creencias limitantes y obstáculos
• Desarrollar un acertado plan de acción para conseguirlos
• Facilitarte herramientas para que te ayuden en el camino

Con un coaching para aumentar tu productividad personal:

• Aprende técnicas que pueden ayudarte a ser más productivo en tu día a día.
• Vence de una vez por todas la pereza y la procastinación. 
• Aprende a priorizar lo importante frente a lo urgente.
• Acaba con esas checklists interminables.
• Gana tiempo para tu vida personal. 
• Termina tu jornada laboral sintiendo que realmente has aprovechado el tiempo.
• Organízate mejor y gana sensación de control sobre tu vida.
• Optimiza tu energía y tu tiempo.

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Las sesiones, si lo prefieres, también pueden ser vía online.

Te daremos más detalles sobre el Coaching y cómo puede colaborar en que seas más productivo en tu día a día.